Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

LABAI GENT S.A.S. (en adelante "LABAI GENT" o "la Compañía") es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados en el desarrollo de sus actividades comerciales, tecnológicas y de consultoría en inteligencia artificial.

2. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales

LABAI GENT realiza el tratamiento de datos personales para las siguientes finalidades:

1. Relación contractual y comercial: gestionar solicitudes, cotizaciones, contratos y pagos con clientes, proveedores y aliados.
2. Consultoría y prestación de servicios tecnológicos: diseñar, implementar y mejorar agentes de inteligencia artificial, automatizaciones y soluciones empresariales.
3. Gestión de clientes y soporte: comunicar novedades, actualizaciones o incidencias sobre los servicios.
4. Marketing y relacionamiento: enviar comunicaciones comerciales, invitaciones a eventos o material informativo sobre productos y contenidos relacionados con IA responsable.
5. Análisis y mejora continua: evaluar la calidad de los servicios, medir niveles de satisfacción y realizar estudios de usabilidad.
6. Cumplimiento legal y de seguridad: atender requerimientos de autoridades y prevenir fraudes o actividades ilícitas.
7. Entrenamiento y auditoría de modelos de IA: utilizar datos anonimizados o no identificables para mejorar la precisión, seguridad y transparencia de sus sistemas inteligentes.

LABAI GENT no realiza tratamiento de datos sensibles (como salud, orientación política o religiosa) ni de menores de edad.

3. Tipos de Datos Recolectados

Dependiendo del canal o relación con el titular, LABAI GENT podrá recolectar:

• Datos de identificación: nombre, tipo y número de documento, país, ciudad.
• Datos de contacto: correo electrónico, teléfono, dirección, empresa.
• Datos laborales y profesionales: cargo, sector, perfil empresarial o de negocio.
• Datos financieros o de facturación: únicamente cuando sea necesario para procesar pagos o emitir facturas.
• Datos técnicos o de navegación: direcciones IP, logs de acceso, cookies, datos analíticos y comportamiento de uso de los servicios.
• Datos anonimizados o no identificables: generados por sistemas de IA para entrenamiento, prueba o monitoreo de calidad.

4. Forma y Medios de Recolección

LABAI GENT obtiene datos personales mediante:

• Formularios de contacto y registro en su sitio web (www.labaigent.ai)
• Interacciones por correo electrónico, WhatsApp, redes sociales o reuniones comerciales
• Eventos, talleres o demostraciones tecnológicas
• Plataformas de analítica, CRM y automatización de marketing
• Contratos y acuerdos firmados electrónicamente
• APIs o integraciones con herramientas de terceros (p. ej., OpenAI, Supabase, Google Cloud, HubSpot)

En todos los casos, LABAI GENT solicitará autorización previa, expresa e informada del titular.

5. Autorización del Titular

La autorización puede ser otorgada a través de medios electrónicos (checkbox, formularios web, correo, contrato digital o API log).

El titular podrá en cualquier momento revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos conforme al procedimiento descrito en el numeral 7.

LABAI GENT conservará prueba documental o electrónica de la autorización otorgada.

6. Derechos de los Titulares (Habeas Data)

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co).
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios y garantías constitucionales.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales tratados por LABAI GENT.

7. Procedimiento para Consultas y Reclamos

Los titulares podrán ejercer sus derechos a través del correo

📧 info@labaigent.ai

Consultas: LABAI GENT responderá en un plazo máximo de 10 días hábiles.

Reclamos: LABAI GENT atenderá dentro de los 15 días hábiles siguientes a la recepción completa del reclamo.

Si la solicitud está incompleta, LABAI GENT podrá requerir información adicional dentro de los 5 días hábiles siguientes.

8. Transferencia y Transmisión Internacional de Datos

LABAI GENT podrá transferir o transmitir datos personales a terceros ubicados fuera de Colombia cuando sea necesario para:

• La prestación de servicios tecnológicos (p. ej., hosting en AWS, Google Cloud, OpenAI, HubSpot).
• El cumplimiento de relaciones contractuales o alianzas internacionales.

En dichos casos, LABAI GENT garantizará que los destinatarios implementen medidas de protección equivalentes o superiores a las previstas por la legislación colombiana, mediante cláusulas contractuales tipo SIC o acuerdos específicos de confidencialidad y seguridad.

9. Medidas de Seguridad

LABAI GENT adopta medidas administrativas, técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales:

• Cifrado y control de acceso a bases de datos.
• Políticas internas de confidencialidad y capacitación del personal.
• Gestión segura de contraseñas y autenticación.
• Monitoreo de incidentes y registros de auditoría.
• Anonimización de datos usados en modelos de IA.
• Copias de respaldo seguras y actualización constante de software.

10. Tratamiento de Datos para Fines de Inteligencia Artificial

LABAI GENT podrá utilizar datos anonimizados o desidentificados para entrenar, probar o auditar sus modelos de IA.

Este proceso se realiza bajo los siguientes principios:

• No se procesan datos personales identificables ni datos sensibles.
• Se aplican técnicas de pseudonimización y anonimización irreversible.
• Se garantiza que los modelos no puedan reidentificar personas.
• LABAI GENT promueve principios de IA ética, explicable y responsable, alineados con la OCDE y la UNESCO.

En caso de requerirse uso de datos personales identificables, LABAI GENT solicitará autorización específica e informará las finalidades exactas del tratamiento.

11. Actualizaciones de la Política

LABAI GENT podrá modificar esta Política en cualquier momento para reflejar cambios normativos, tecnológicos o de negocio.

Las actualizaciones serán publicadas en www.labaigent.ai/politica-de-datos y notificadas, cuando sea relevante, a los titulares por correo electrónico o canales de comunicación habituales.

La fecha de la última actualización se indicará al inicio del documento.

12. Canales de Contacto y Autoridad de Control

13. Vigencia

Esta política rige a partir del 19 de Junio de 2025 y los datos personales recolectados permanecerán vigentes mientras se mantenga la relación contractual, comercial o hasta que el titular solicite su supresión conforme a la ley.